hc8meifmdc|2011A6132836|Ranjbaran|tblEssay|Text_Essay|0xfcffb17e0d000000d112000001000100
مدیریت دانش در سازمان: Knowledge Management
مقدمه
مدیریت دانش Knowledge Management)) مقوله جدیدی نیست. در واقع از صدها سال پیش مالکان شرکت های فامیلی، تجارت حرفه ای خود را به طور کامل و دقیق به فرزندان و شاگردان خود انتقال می دادند. پس مدیریت دانش وجود داشته است اما تا سال 1990 که مدیران عالی سازمان ها بحث مدیریت دانش را شروع کردند، به این نام موسوم نبود.
به همان اندازه که زیربناهای اقتصادی صنعتی از حالت وابستگی به منابع طبیعی به سمت وابستگی به سرمایه های فکری تغییر حالت پیدا می کرد، مدیران نیز ناگزیر از بررسی دانش زیربنایی کسب و کارشان و چگونگی استفاده از آن بودند. درست در همین زمان افزایش شبکه های کامپیوتری امکان طبقه بندی، ذخیره سازی و استفاده از آن را به گونه ای آسانتر و ارزانتر از گذشته فراهم کرد.
با گذر از انقلاب صنعتی و ورود به هزاره جدید، دیگر موتور محرک رشد سازمان ها، به سرمایه و نیروی انسانی محدود نمی شود. مهمترین متغیر رشد همه جانبه سازمان ها و بنگاه های اقتصادی در عصر حاضر، دانش است. به عبارت دیگر به زمان حاضر یا آینده نزدیک "عصر دانش" اطلاق شده است.
مهمترین سرمایه های یک سازمان، کارکنان هوشمند و بادانش آن هستند که با خلق فرایندهای سازمانی نوین، فناورهای جدید و توسعه محصولات جدید برای دستیابی به مزیت رقابتی پایدار فعالیت می کنند. سازمان می تواند با مدیریت خلاقانه دانش و به کارگیری نوآورانه فناوری اطلاعات، این امکان را برای کارکنان به وجود آورد تا در مسائل سازمانی که به راه حل های جدید نیاز دارند، به تجربیات خود تکیه کنند و با رشد در مسیر یادگیری، سازمان را یاری رسانند.
استراتژی مدیریت دانش
برخی از شرکت ها استراتژی کد گذاری را تعقیب می کنند. در این استراتژی که بر کامپیوتر تمرکز دارد، دانش در بانک اطلاعاتی ذخیره و رمزدار می شود تا افراد سازمان بتوانند در مواقع مورد نیاز به سرعت به این اطلاعات دسترسی داشته باشند و آنها را مورد استفاده قرار دهند.
برخی از شرکت ها بر استراتژی شخصی سازی تأکید می کنند. این شرکت ها به موجب استراتژی دانش خود، گفت وگوی بین افراد را مورد تأکید قرار می دهند. دانشی که کد گذاری نشده است یا احتمال کد گذاری آن وجود ندارد، در جلسات توفان فکری و مکالمات فرد با فرد ما بین افراد رد و بدل می شود. به طور خلاصه در این استراتژی دانش با افرادی که در توسعه آن نقش داشته اند، گره می خورد و افراد در ارتباط با یکدیگر از آن اطلاعات سهم می برند.
شرکت هایی که تنها به استراتژی کد گذاری تکیه می کنند نمی توانند دانش پنهان را منتقل کنند زیرا فهم غنای دانش یا منطقی که برای دستیابی به راه حل ها به کار گرفته می شود مستلزم ارتباطات فرد با فرد است و آنها را نمی توان از طریق مستندات منتقل کرد.
شرکت هایی که از دانش به طور کارآمد استفاده می کنند، یک استراتژی را اصل قرار می دهند و از استراتژی دیگر برای پشتیبانی استراتژی اصلی استفاده می کنند. به عبارت دیگر استراتژی بر مبنای کد گذاری می تواند پشتیبان استراتژی اصلی شخصی سازی قرار گیرد.
در مجموع می توان گفت تا زمانی که دانش به صورت کالای اقتصادی در نیامده، بهتر است از استراتژی شخصی سازی در جهت حمایت از دانش استفاده شود ولی زمانی که دانش به صورت یک کالای اقتصادی در آمد، بهتر است از استراتژی کدگذاری استفاده کند. البته امکان به کارگیری هر دو استراتژی به طور همزمان نیز منتفی نیست.
در هر دو استراتژی مدیریت دانش، ایجاد سیستم های پاداش لازم است. در استراتژی کد گذاری مدیران به طراحی سیستم هایی نیاز دارند که افراد را تشویق کنند تا آنچه را در ذهن دارند بر روی کاغذ پیاده و سپس آن را در حافظه الکترونیکی دانش به صورت مستند ذخیره کنند و کسانی که بتوانند این مراحل را با موفقیت پشت سر گذارند پاداش دریافت می کنند. این مورد معیار خوبی برای ارزیابی عملکرد افراد است.
در استراتژی شخصی سازی سیستم های تشویق به گونه دیگری است. در این شرکت ها پاداش به افرادی تعلق می گیرد که توانسته اند به طور مستقیم با همکارانشان تبادل نظر کنند. به عنوان مثال عملکرد سالانه افراد بر پایه معیارهای متفاوتی از قبیل کمک هایی که آنها به طور مستقیم به همکارانش ارائه داده اند سنجیده می شود. در این شرکت ها کیفیت گفت وگوهای فردی افراد با یکدیگر یک چهارم پاداش سالانه را به خود اختصاص می دهد.
دلایل اهمیت مدیریت دانش
از ویژگی های کسب و کار امروز، پویایی، تغییر بازار و پیشرفت مداوم فناوری است. برای این که سازمان ها بتوانند خود را با این تغییرات هماهنگ کنند باید انعطاف پذیر باشند. تقویت یادگیری سازمانی یکی از راه های مطمئن برای دستیابی به این میزان انعطاف پذیری است. علاوه بر این به دلیل نیازمندی شدید سازمان ها به حضور در دنیای رقابت، آنها باید توانایی پاسخگویی به نیازهای داخلی و خارجی خود را داشته باشند.
دانش محرکی ضروری برای سازمان و یک فاکتور کلیدی برای خلق دانش است. باید به گسترش پایه دانش سازمانی به وسیله یادگیری از دیگران (همکاران، شرکا و...) و خلق دانش جدید از طریق ایجاد نوآوری توجه شود. هر دو فرایند گسترش دانش و خلق دانش به حفظ و پایداری مزیت رقابتی برای سازمان منجر می شوند.
عمده ترین دلایل سازمان ها برای استقرار دانش به شرح زیر است:
برای سازمان
برای پرسنل
کسب مزیت رقابتی
امکان استفاده از دانش دیگران برای انجام کارهای خود
افزایش کارایی
افزایش سرعت دسترسی به دانش مورد نیاز و کاهش زمان انجام کارها
افزایش نوآوری در سازمان
بهره مندی از پاداش و مزایای مربوط به اشتراک دانش
ایجاد فرصت های جدید
امکان دسترسی هر فرد به بسته دانش مدون خود که در طول سال های خدمت کسب کرده است.
رشد انگیزش عمومی کارکنان
استمرار رشد سازمانی
افزایش یادگیری سازمانی
تسلط بر دانش سازمانی
جلوگیری از ریزش دانش سازمانی با از دست دادن نیروی انسانی به هر دلیل
همسویی با تحولات اقتصادی جهانی در جهت شکل گیری اقتصاد دانش محور
افزایش انعطاف پذیری سازمان در سریع ترین زمان
ریشه های مدیریت دانش
براساس مطالعات صورت گرفته در متون مدیریت دانش، شکوفایی چنین مفهومی ریشه های تاریخی دارد.
ریشه های
مدیریت دانش
سیستمهای مبتنی
بر دانش
دارائیهای
فکری
مدیریت
اطلاعات
لزوم تحول در
کسب و کار
نوآوری
سازمان
یادگیرنده
داده
حقایق اصولی و پایه ای به شکل خام است که در ساخت دانش و اطلاعات به کار می رود.
اطلاعات
داده ای است که از طریقی معنی دار برای افراد، به شکل یک فرایند درمی آید و در دسترس علاقه مندان قرار می گیرد. در واقع اطلاعات داده ای است معنی دار و هدفمند.
داده
اطلاعات
دانش
خرد
دانش
شامل تجربیات و درک کارکنان سازمان، اسناد و گزارش های در دسترس از داخل سازمان و دنیای خارج آن است.
خرد (معرفت)
وقتی دانش برای تصمیم گیری و بهبود تصمیمات، فرایندها و بهره وری یا سودآوری به کار گرفته می شود، به خرد تبدیل می شود.
برای خردمند بودن، افراد نه تنها باید دانش کسب کنند بلکه باید فهم کاملی از اصول حاکم بر آن دانش نیز داشته باشند.
ویژگی های دانش
منحصر به افراد است.
به ارزانی قابل توزیع است.
با به اشتراک گذاری افزایش می یابد.
در شبکه قابلیت انتقال دارد.
توسط هر فردی قابل ایجاد است.
منبع نامحدودی است.
مدیریت دانش
ابتدا باید گفت که مدیریت دانش درباره مدیریت کردن دانش نیست بلکه در مورد تغییر فرهنگ های کاری، تعیین استراتژی های سازمانی، تدارک ابزارهای پشتیبانی مبتنی بر فناوری اطلاعات و تکنولوژی و نیز سیستمی برای ایجاد شرایط محیطی است تا در آن اشخاص نسبت به یادگیری، به اشتراک گذاری و خلق ایده های جدید اهتمام ورزند.
برای مفهوم مدیریت دانش تعاریف متنوع و متعددی بر مبنای رویکردهای انتخابی ارائه شده است که به برخی از آنها اشاره می شود:
مجموعه فعالیت های سیستماتیک و منظم یک سازمان برای خلق ارزش از انواع دانش در دسترس آن
تلاش سیستماتیک و آگاهانه برای ارتقای یکپارچه فرایندهای دانش (ایجاد، ذخیره سازی و بازیابی، توزیع و به کارگیری دانش) در سازمان از طریق روش ها، مکانیزم ها و ابزارهای خاص آن
اتصال افراد به الگوهای برتر و دانش و تجربیات مورد نیازشان برای خلق ارزش توسط آنها (APQC)
مدیریت دانش فرایند ایجاد، تایید، ارائه، توزیع و به کارگیری دانش است.
تلاش های هدفمند سازمان در جهت مزیت رقابتی و استفاده از منابع فکری پرسنل
هر فرایندی در جهت ایجاد، به دست آوردن، تشریک و به کارگیری دانش برای ارتقای یادگیری و عملکرد سازمانی
سازگاری و حفظ ثبات سازمانی در مواجهه با تغییرات در حال رشد محیطی
مدیریت دانش دارای دو بعد زیر است:
1) بعد کمّی شامل استقرار فناوری اطلاعات و تکنولوژی
2) بعد کیفی شامل استقرار سیستم های انگیزش و ایجاد ساختار سازمانی به عنوان مدیر دانش
چرخه دانش
در نگاهی ساده به چرخه دانش می توان گفت دانش های با اهمیت شناسایی و جمع آوری می شوند. پس از طبقه بندی و سازماندهی ذخیره سازی می گردند و اقدامات لازم برای دسترسی مجاز و سریع انجام می شود. متقاضی مجاز با استفاده از گنجینه دانش و ترکیب آن با دانش خود و اطلاعات مرتبط ، دانش جدیدی خلق می کند و این چرخه در صورت با اهمیت بودن دانش شناسایی و مجددا اجرا می شود.
دانش
جمع آوری
طبقه بندی
فراموشی
ایجاد
ذخیره
اعتباردهی
انتشار
بکارگیری
انواع دانش
تحقیقات در زمینه دانش و پردازش آن توسط افراد در سازمان ها نشان می دهد که دانش در هر سطحی که باشد به یکی از دو شکل زیر متجلی می شود:
1- دانش آشکار: دانشی است که قابل ارائه به طرق مختلف است. این دانش در سازمان ها در قالب کتب، مدارک، دستورالعمل ها، روش ها، مدل ها، پایگاه های اطلاعاتی و... با سهولت بیشتری قابل انتقال و دستیابی است.
2- دانش پنهان: دانشی است که در اذهان افراد سازمان وجود دارد و به سهولت قابل بیان و انتقال نیست. بیش از 80 درصد از دانش سازمان ها دانش پنهان است که به سادگی قابل مستند سازی و یا به اشتراک گذاری نیست.
دانش (تجربه)
اطلاعات (تجزیه و تحلیل داده)
داده (حقایق)
دانش پنهان
دانش آشکار
این نوع طبقه بندی را می توان با دانش فردی و سازمانی نیز ادغام کرد:
1) دانش پنهان فردی: این دانش در حین انجام کار در فرد درونی می گردد و قدرت فرد در انجام علمی و عملی کار حفظ می شود.
2) دانش پنهان سازمانی: این دانش در قالب ارزش ها، اعتقادات، باورها، فرهنگ و جریان عادی امور در سازمان است.
3) دانش آشکار فردی: دانش فردی و وابسته به مهارت های مفهومی و توانایی های شناختی است. این دانش تئوری بوده و بر فهم و دانستن متمرکز است.
4) دانش آشکار سازمانی: این دانش، آشکار و سازمانی بوده و مربوط به طرح ها، نقشه ها، ساختارها و قوانین و روش ها و دستورالعمل های مدون در سازمان است و در سیستم ها و فرایندهای سازمانی وجود دارد.
تبدیل دانش
به اعتقاد نوناکا دانش از طریق تعامل اجتماعی میان دانش پنهان و آشکار، خلق می شود و توسعه می یابد. به اعتقاد وی تبدیل این دو نوع دانش به یکدیگر فرایند ایجاد دانش در سازمان را شکل می دهد.
چالش اصلی مدیریت دانش تبدیل هر چه بهتر و بیشتر دانش پنهان به دانش آشکار است.
فرایند مدیریت دانش
فرآیند مدیریت دانش ، فرایند کشف، کسب، توسعه و ایجاد، تسهیم، نگهداری، ارزیابی و به کارگیری دانش مناسب، در زمان مناسب، توسط فرد مناسب در جهت اهداف سازمان است که بر مبنای رویکرد استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات بنا شده است.
1- تولید دانش
مهمترین و مشکل ترین بخش این فرایند تولید دانش است. سازمان های کنونی هر چند با حجم بسیار زیادی از اطلاعات و داده مواجه اند اما کمتر به موضوع چگونگی تولید دانش، توجه داشته اند. خلق دانش از راه های مختلفی نظیر تحقیق و توسعه، یادگیری از راه انجام کار، روش های نوآوری و خلاقیت امکان پذیر است.
2- کسب دانش
در یک نگاه کلی بسیاری کسب دانش را تنها از طریق منابع داخل سازمان امکان پذیر می دانند؛ حال آن که استفاده از ظرفیت شرکت های مشاور بسیار رایج است. جذب نیروی ماهر از خارج سازمان و استفاده از برون سپاری در مورد آن دسته از فعالیت هایی که مزیت رقابتی برای سازمان محسوب نمی شوند، از جمله روش های رایج کسب دانش است.
3- ذخیره سازی دانش
تولید و کسب دانش به تنهایی کافی نیست زیرا افراد و سازمان ها به سادگی دانش خود را فراموش می کنند. حافظه سازمانی شامل حافظه افراد (تجربیات شخصی)، دانش فراگرفته از دیگران و تفسیرهای صورت گرفته بر روی آنها می توانند موجب تصلب سازمانی و ناتوانی در سازگاری و انطباق با تغییرات محیطی شوند.
4- انتشار دانش
فناوری اطلاعات با ایفای نقش در تبادل دانش بین کارکنان، مدیریت گردش کار و مدیریت اسناد و مدارک نقش شایانی در تسهیل انتشار دانش در سازمان ها دارد. می توان فرایند انتشار دانش را با فرایند مبادله پیام با استفاده از یک سیستم ارتباطی مقایسه کرد. اصل پیام، فرستنده، گیرنده، کانال ارتباطی و مکانیزم های کدگذاری و کدگشایی پیام در موفقیت آمیز بودن یا نبودن ارتباط مؤثرند.
5- فراموشی دانش
حذف قوانین و مقررات قدیمی و تعدیل نیروهای قدیمی و باتجربه از جمله دلایل فراموشی دانش در سازمان هاست.
6- به کارگیری دانش
بدیهی است که دانش به تنهایی سبب مزیت رقابتی نمی شود و استفاده از آن در فرایندهای کاری است که تفاوت ایجاد می کند. پس استفاده از دانش در سازمان ها به منظور ارتقای مزایای رقابتی مهمترین بخش توسعه فرایند دانش است.
پیاده سازی مدیریت دانش
در شروع پیاده سازی مدیریت دانش باید تحلیلی دانش گرا از سازمان صورت گیرد و اطلاعاتی گردآوری شود که مشخص کند سازمان تا چه اندازه برای مدیریت دانش آماده است. انتظار می رود سنجش این درجه از رشد و بلوغ با توجه به فرهنگ سازمانی و سیستم های مدیریتی موجود یا نیازمندی های تکنولوژیکی باشد.
اگر درجه رشد و بلوغ بسیار پایین باشد، احتمال دارد از پروژه های مدیریت دانش به سرعت برای برطرف کردن کسری ها در دیگر زمینه ها استفاده نامناسب شود و پرداختن به مدیریت دانش کمی بیش از یک بهانه باشد.
در موارد بسیاری، تـأثیرات نهایی یک پـروژه مدیریت دانش به سـرعت آشکار نخواهد شد؛ در حالی که باید بعضی نتایج سریع و قابل مشاهده به وجود بیایند تا مطمئن شویم کارمندان به مدیریت دانش با دیدی به عنوان یک پایان، نگاه نکرده اند.
در پروژه های مدیریت دانش باید به افرادی که واقعا درگیر پروژه هستند، به طور قابل ملاحظه ای توجه شود. افراد نباید احساس کنند آنچه تاکنون انجام داده اند ناکارآمد و غیرمؤثر بوده و مدیریت دانش قرار است تمام آن را کاملا دگرگون کند.
نباید هدف این باشـد که تـمام کارکنان به متخصصان مدیریت دانش تبدیل شوند. معمولا کارمندان به ندرت علاقه مند به مدل های مدیریتی تئوریک هستند. آنها می خواهند راه های حل مشکلاتشان را ببینند. موفقیت پایدار مدیریت دانش نیازمند یک فرایند تغییر تدریجی با یک شروع و پایان غیردقیق است. به تازگی پروژه مدیریت دانش در شرکت سایپا شروع شده و در مرحله ارزیابی دانش موجود سازمان است.
ارزیابی و ارتقای مدیریت دانش در سطح سازمان
برای ارزیابی و ارتقای مدیریت دانش در سطح سازمان لازم است ابتدا برای مراحل مختلف پیاده سازی شاخص هایی تعریف شود. در مرحله بعد باید مدلی برای ارزیابی میزان موفقیت پیاده سازی در هر یک از مراحل مختلف در سطح کل سازمان ارائه شود. پس از این که مدل مزبور توانست سازمان را به لحاظ سطح مدیریت دانش ارزیابی کند باید ارتباط بین ارزیابی به عمل آمده و نیز سطوح بلوغ مدیریت دانش در سازمان برقرار شود.
مدل هایی برای استقرار و ارزیابی مدیریت دانش
براساس مرور ادبیات مدیریت دانش پنج مدل عمومی پیاده سازی عبارتند از:
مدل ستون های بنیادین مدیریت دانش
• مدل تعاملی ظرفیت های کلیدی و فعالیت های دانش آفرینی
• مدل مدیریت دانش سازمانی
• مدل سازمان های هوشمند
• مدل مراحل مدیریت دانش
مدل های ارزیابی مدیریت دانش سازمان که در سازمان های مطرح جهانی بررسی شده اند عبارتند از:
• European Knowledge Management Forum
• Knowledge management Assessment Tool، APQC’s Road Map
• The Know-Net Assessment
• Know-all 10: The Quick KM Assessment
• Questionnaire used in India، Zambia and Clombia
مدیریت دانش از دیدگاه EFQM
مدیریت دانش بر دو عامل تمرکز بر فناوری اطلاعات و تمرکز بر کارکنان تأکید می کندکه رویکرد اول برای تدوین دانش و در دسترس قرار دادن آن سودمند است و رویکرد دوم میان بخش های دانش، منابع آنها و افرادی که کاربرد دانش را ارزشمند می یابند، ارتباط به وجود می آورد.
هدف سازمان را به موضوع زیر معطوف می دارد:
حصول اطمینان از این که کارکنانی با مهارت بالا دارد که با حداکثر سرعت یاد می گیرند، استفاده می کنند و همواره عملکرد خود را بهبود می دهند.
بر اهمیت یادگیری تأکید می کند و بهبود اثربخشی سازمان را به شرح زیر مدنظر قرار می دهد:
1) یادگیری از موفقیت ها، شکست ها در سطح فردی، تیمی و سازمانی
2) یادگیری از یکدیگر
3) یادگیری از شرکا، تأمین کنندگان، مشتریان و رقبا
سرمایه فکری را به چهار بخش تقسیم می کند:
1) سرمایه انسانی شامل مهارت، تجربه و دانش
2) سرمایه اجتماعی شامل اعتماد، تفاهم متقابل، ارزش ها و رفتارهای مشترک
3) سرمایه های ساختاری شامل روش ها، بانک های اطلاعاتی، سیستم ها و مالکیت فکری
4) سرمایه مشتری شامل شبکه ارتباطی، وجهه سازمان، نام تجاری و هویت اجتماعی