hc8meifmdc|2011A6132836|Ranjbaran|tblEssay|Text_Essay|0xfcff0ba40c0000003312000001000100
فرایند بهینه کاوی از دیدگاه مدل تعالی سازمانی
سعید جوانروح کارشناس ارشد مدیریت اجرایی، سرارزیاب جایزه ملی بهرهوری و تعالی سازمانی، مدیر تعالی سازمانی شرکت ساپکو
چکیده مقاله
بهینهکاوی (Benchmarking) به عنوان ابزاری قوی در محیط کسب و کار رقابتی برای بهبود فرایندها، خدمات و محصولات مطرح است. در این مقاله دیدگاه EFQM در خصوص فلسفه و کاربرد بهینهکاوی به خصوص برای بهبود کیفیت محصول و فرایندها بیان و هرم بهینهکاوی معرفی میشود. همچنین انواع بهینهکاویها و متدلوژی انجام بهینهکاوی از دیدگاه این مدل تشریح میشود. علاوه بر آن برخی سایتها و منابع برای انجام بهینهکاوی نظاممند معرفی میشوند.
بهینهکاوی چیست؟
بهینهکاوی فرایند شناسایی، تسهیم و استفاده از دانش و بهترین عملکرد است. یافتن، مطالعه و اجرای بهترین عملکرد، بزرگترین فرصت را برای دستیابی به مزایای استراتژیک، عملیاتی و مالی ایجاد میکند.
گامهای متعددی در هر فاز از بهینهکاوی وجود دارد که توسط موسسه بهینهکاوی بینالمللی APQC استفاده میشود.
انتقال تجربه فرایندی فرد به فرد است. یادگیری و انتقال یک فرایند پویا، رو به جلو و با تاثیر متقابل قلمداد میشود که متکی بر دانش یک فرد ثابت نیست. کارکنان مبتکرند و هر روز چیز جدیدی یاد میگیرند. اصول بهینهکاوی از تمایلی فردی و سازمانی قابل یادگیری است. یک حس همراه با احترام و تمایل عمیق برای یادگیری ممکن است کلید اصلی آن باشد.
اصول بهینهکاوی بر چهار محور زیر استوار است:
مستمر بودن
بهینهکاوی تجربهای یک بار مصرف نیست و باید بخشی از چرخه برنامه سازمانی باشد.
نظاممند بودن
بهینهکاوی باید براساس یک متدولوژی کارآمد، به خوبی توسط سازمان تا به آخر دنبال شود.
قابلیت پیادهسازی
بهینهکاوی فاصله بین عملکرد «بهترین تجارب» را با عملکرد سازمان مییابد و همچنین باید تحقیق شود که آن تجارب چگونه در سازمان برتر پیاده شدهاند و سپس فعالیتهایی برای پیادهسازی آنها انجام شود.
بهترین تجارب
لازم نیست حتماً بهترین سازمان در دنیا برای بهینهکاوی انتخاب شود؛ خوب یا برتر احتمالاً دردسترستر است.
تصورات نادرست در خصوص بهینهکاوی
بهینهکاوی بسیار گران است.
مدیریت، بهینهکاوی را درک و حمایت نمیکند.
شما باید تنها با بهترین مقایسه شوید.
هیچ فرایند مشابهی برای بهینهکاوی در صنعت من وجود ندارد.
بهینهکاوی تنها مختص شرکتهای بزرگ است.
با اصلاح تصورات نادرست و تغییر ادراک مدیران میتوان پروژههای بهینهکاوی را پیش برد.
بهینهکاوی در مدل EFQM
از نظر EFQM، بهینهکاوی دانستن این نکته است که چه چیزی را میخواهید بهبود دهید یا یاد بگیرید و شناسایی «بهترین تجارب» در آن حوزهها و یادگیری از سازمانهای صاحب «بهترین تجارب» است و این که:
آنها چه اندازه به موفقیت نایل شدهاند.
چگونه این موفقیت را کسب کردهاند.
و در نهایت تطبیق بینش کلیدی و آمیختن یادگیری با فرایندهای سازمان خویش است.
مدل تعالی سازمانی EFQM توجه ویژهای به الگوبرداری دارد. مدل EFQM بهینهکاوی در سه معیار مورد توجه واقع شده است.
در معیار دوم استراتژیها:
تحلیل عملکرد استراتژیک و مقایسه با بهترین سازمانها در کلاس خود
در معیار فرایندها:
کشف و استفاده طراحی فرایندهای جدید و فلسفههای عملیاتی و تکنولوژیهای توانمند
در معیار نهم نتایج عملکرد:
مقایسه نتایج سازمانی با سازمانهای دیگر و میانگین صنعت و بهترین در کلاس
بنیاد مدیریت کیفیت اروپا (EFQM) در بروکسل، با هدف الگوبرداری و اشتراک تجارب برتر همه ساله بازدیدهایی از تجارب برتر در محل شرکت های برنده جایزه را ترتیب میدهد. همچنین سایت Excellence one را برای اشتراک تجارب اداره میکند. در این سایت منابع، تجارب و اظهارنامه شرکتهای مختلف عرضه میشود. در کنار اینها سمینارها و گردهماییهای مختلف نیز برای تبادل تجربیات توسط این بنیاد تشکیل میشود.
هرم بهینهکاوی
از نظر EFQM بهینهکاوی در شش سطح قابل انجام است. در هرم بهینهکاوی این سطوح مشخص شدهاند که موثرترین آنها تماس شخصی و بازدید است:
پایش سطحی اطلاعات کلیدی
خواندن مجلات، روزنامهها، بولتنها، تماشای تلویزیون و اخبار و داستان
اطلاعات داخلی
مطالعات داخلی، تحلیلهای داخلی، مراجع
اطلاعات حوزه عمومی
کنفرانسها، سمینارها، تحقیقات کتابخانهای، متخصصان خارجی
استفاده از سازمانهای کیفی
EFQM Excellence one و یا EFQM بانک اطلاعات تجارب برتر
تحقیقات پایهای
پرسشنامه، نظرسنجی، مطالعات مشاوره
بازدید و تماس شخصی
برگزاری کنفرانس، مکالمه تلفنی با شرکتها
متدلوژی بهینهکاوی
بهینهکاوی در چهار سطح انجام شدنی است:
1- بهینهکاوی از واحدهای داخلی سازمان
2- بهینهکاوی فرایندی (از شرکتهایی با فرایندهای مشابه در سازمانهای مشابه)
3- بهینهکاوی ژنریک (از فرایندهای مشابه در سازمانهای غیرمشابه)
4- بهینهکاوی از شرکتهای رقیب
معمولاً 30 درصد زمانی که برای بهینهکاوی صرف میشود به مصرف مطالعه و برنامهریزی میرسد و 50 درصد برای گردآوری دادهها و 20 درصد نیز برای تحلیل اطلاعات مورد استفاده قرار میگیرد.
از دیدگاه EFQM بهینهکاوی در چهار فاز انجام میشود: برنامهریزی انجام بهینهکاوی، گردآوری دادهها، تحلیل یافتهها و در نهایت تطابق یافتهها با سازمان.
فاز اول: برنامهریزی
در این فاز، برنامهریزی پروژه انجام میشود و منابع لازم تخصیص مییابند.
1- توسعه مدل فرایندی برای سازمان
2- تصمیم در خصوص این که کدام یک از فرایند(ها) باید بهینهکاوی شوند.
3- تشکیل تیم بهینهکاوی
4- تحلیل فرایند و تصمیم برای انجام بهینهکاوی
5- توسعه برنامه پروژه
فاز دوم: گردآوری
این مرحله وقتگیرترین مرحله است و کلیه اطلاعات لازم از منابع مختلف و شرکای بهینهکاوی گردآوری میشود.
1- رهبری تحقیق ثانویه
2- شناسایی پتانسیل شرکای بهینهکاوی
3- انتخاب شرکای بهینهکاوی
4- توسعه پرسشنامه
5- گردآوری دادههای لازم
فاز سوم: تحلیل
در این مرحله، تیم پروژه یافتههای خود را تحلیل و اطلاعات را دستهبندی میکنند و مشخص میشود دقیقاً چه بهبودی در فرایند یا محصول یا خدمات باید صورت گیرد.
1- تحلیل نتایج بهینهکاوی
2- تشخیص فاصله عملکرد موجود
3- برآورد چرایی فاصله عملکرد موجود
4- توسعه برنامههای بهبود
فاز چهارم: تطابق
در این مرحله، تغییرات در موضوع بهینهکاوی انجام میشود. بهینهکاوی بخشی از فرایند بهبود مستمر (کایزن) است. این کار باید به طور مداوم صورت گیرد.
1- پیادهسازی برنامههای بهبود
2- پایش و مدیریت فعال پیادهسازی
3- تنظیم مجدد
4- برنامهریزی برای بهبود مستمر
5- نگهداری پروژه تا پایان
جمعبندی
بهینهکاوی اگر به درستی انجام شود و فرایند آن مطابق با دیدگاه بالا انجام گیرد، میتواند موثرترین ابزار بهبود کیفیت باشد. سازمانهایی که در پی بهبود مستمر هستند، فرایندهای غیررقابتی خود را میشناسند و برنامه بهینهکاوی روشنی برای خود تدوین میکنند. بنیاد مدیریت کیفیت اروپا و سازمانهای برگزارکننده جایزه تعالی کشورها (EFQM) منبع خوبی برای انجام بهینهکاویهاست. سازمانهای برنده جایزه تعالی نیز منابع مناسبی برای الگوبرداری به شمار میآیند و بازدید از این سازمانها مفیدترین راه انجام بهینهکاوی است. در ایران نیز موسسه مطالعات بهرهوری و منابع انسانی (برگزارکننده جایزه ملی تعالی سازمانی) با برگزاری تورهای تعالی این کار را آغاز کرده است.
منابع
علیرضا رضایتمند، ابزارهای سرآمدی، انتشارات ارکان، 1383
http://www.efqm.org/excellenceone
http://www.apqc.org/