hc8meifmdc|2011A6132836|Ranjbaran|tblEssay|Text_Essay|0xfcffb8650c0000006111000001000300
نکاتی پیرامون جلسات برای مدیران
"ایشان جلسه دارند، بعداً تشریف بیاورید" لابد شما هم این جملات را بارها و بارها در مراجعه به دفاتر مدیران شنیدهاید.
این آقایان همیشه در جلسه، اگر چه وقت ندارند پذیرای شما باشند، اما خودشان هم آنچنان که شما تصور میکنید آسوده خاطر نیستند.
آمریکاییها معتقدند برگزاری جلسات، وقتگیرترین و خستهکنندهترین کار مدیران است. ما برای شما مدیرانی که درگیر حضور در جلسات گوناگون هستید، چند پیشنهاد داریم که اگر آنها را به کار گیرید، متضرر نخواهید شد.
1- حضور به موقع
هیچ چیزی به اندازه دیر رسیدن به جلسات و سمینارها مؤید بیبرنامه بودن یک مدیر نیست. چند دقیقه زودتر در محل حاضر شدن، نشانه احترام مدیر یا فرد شرکتکننده در جلسه به اهداف سازمان و وقت همکاران دیگر است.
2-آمادگی داشتن
قبل از شرکت در جلسات، بهتر است مدارک مربوط و گزارشهایی را که باید ارائه دهید، آماده کنید. دستور جلسه جدید و همچنین صورتجلسه قبلی را مطالعه کنید. میتوانید راجع به سؤالاتی که به پیشبرد بحث کمک میکند، از قبل فکر و آنها را یادداشت کنید.
3- پرهیز از تکقطبی کردن مباحث
معمولاً دستور جلسه، بازکننده مبحث را-که معمولاً افراد بلندمرتبهتر هستند- مشخص میکند. پس از بررسی مباحث آنها- مطالب خود را مطرح کنید. اگر نکتهای برای مطرح کردن یا مبحثی برای بررسی ندارید، نه خودتان را آزرده کنید و نه سعی کنید با طرح مسائل و پیچیده کردن نکات پیش پا افتاده، جلب توجه کنید. وقتی دیگران صحبت میکنند بهتر است شنونده باشید تا این که برای رفع ابهامات دائماً حرف دیگران را قطع یا نقض نکنید.
4- عدم طرح توضیحات سؤالگونه
اگر مباحث خود را سؤالگونه مطرح کنید به دیگران اجازه میدهید که در جواب شما بگویند "نه"، بحث را به درازا بکشانند و از ایدههای شما علیهتان استفاده کنند. با جملات قاطع راجع به مباحثی که در باره آن اطمینان دارید صحبت کنید، مثلاً بگویید: "بگذارید تحقیقات بیشتری راجع به این موضوع انجام شود."
5- درک درست فضا و شرایط حاکم بر جلسه
سعی کنید نیازهای اطلاعاتی و ذهنی و همچنین حوصله افراد شرکتکننده در جلسه را تا حد امکان بسنجید. به حرفهای تکتک افراد گوش کنید و ببینید تا چه حد و در کدام زمینهها پذیرای ایدههای شما هستند. باید پیام خود را متناسب با سطح شنوندگان ارسال کنید. برای مثال اگر همه افراد حاضر در جلسه موافق کاهش قیمت و هزینهها هستند و شما میخواهید مطلبی را در خصوص افزایش قیمت یا اضافه کردن یک هزینه ولو سازنده، بیان کنید بهتر است اول راجع به مزایای این افزایش برای مثال خرید یک نرمافزار جدید برای شرکت صحبت کنید و توضیح دهید چگونه صرف این هزینه میتواند در آینده باعث صرفهجویی شود و یا درخواست افزایش را به جلسه دیگری موکول کنید که فرصت برای طرح و پذیرش آن مناسبتر باشد.
6- تسلط بر اعصاب و حفظ آرامش خود
برخی از همکاران شما ممکن است جلسات را میدان جنگ و درگیری لفظی فرض کنند و خودشان را هم قهرمان این میدان بدانند و برای خوشایند دیگران که بیشتر اوقات هم رؤسا و افرادی بلند مرتبه هستند، جلسات را هم به سمت خشونت و بحثهای پرسروصدا بکشانند. اگر احیاناً شما قربانی این تسویه حساب باشید، سعی کنید خونسردی خود را حفظ کنید و تا حدامکان بپرهیزد صحبت کردن با صدای بلند و شلوغ کاری و با آرامش و متانت از خود دفاع کنید. اگر برای فکر کردن به موضوع مورد بحث و ارائه جوابی مناسب نیاز به فرصت دارید، شخص پرخاشگر را با طرح یک سؤال یا درخواست، واردار به توضیح کنید تا فرصتی برای تأمل و تفکر در باره موضوع بیابید.
7- خاموش کردن تلفن همراه
هنگام حضور در جلسات تلفن همراه خود را خاموش میکنید صدای زنگ تلفن باعث گسیخته شدن افکار سخنران و عدم توجه حضار به مبحث میشود. هرگز وسط جلسه با تلفن صحبت نکنید.
منبع:MSN/Careers